ディレクション連載【第五回】とあるディレクターの一日

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今まで出会った方の中で「この人は仕事ができる」と感じた人には共通点があります。
備忘録として始めたディレクション仕事術、第五回目は実際のディレクターの一日をまとめながら実践編としてまとめていきます。
(今回で最終回かなと思ってます。)

はじめに

ディレクションは「進行管理」がお仕事です。
企画・スケジュールなど、プロジェクト管理など、全ての事柄をゴールまで遂行することです。

その中で一番重要なことは、タスク漏れ・遅延・アイディアの忘却が出来るだけ起こらない環境づくりです。

用意するもの

アナログ

・方眼ノート
★オススメ
クライアント含めて会議などにオススメ(見た目がかっこいい)
Mnemosyne/ニーモシネ A4 ノート 特殊5mm方眼罫

アイディア出しなどでバンバン使うときにオススメ(値段がお手頃なので気兼ねなく使える)
RP-A402DB [ロジカルシンクノート 方眼5mm ブルー]
(メモ・会議の議事録・提案資料の骨子・・ありとあらゆるアイディアを書き留めておくもの)

方眼ノートの使いこなし方を知るのにオススメの本
頭がいい人はなぜ、方眼ノートを使うのか?図解版

フィリクションペン2本
(基本的に青1色か使っても赤くらい)

デジタル

todoリスト
Wunderlist

★オススメ
・Evernote
https://evernote.com/intl/jp
(デジタル上のメモ帳)

★オススメ
・backlog
https://backlog.com/ja/
プロジェクト管理(課題・ファイル・バージョンなどチームメンバー内で一元管理)

用意するものは、
長期的にプロジェクトの把握に役立つメモ(議事録も含めて)とTODOリストです。
一人ではなく、メンバー、チームで共有できるのが理想です。
特にbacklogはプロジェクト毎にメンバー全員で把握できるのでオススメです。

では、早速とあるディレクター1日の流れを見ていきましょう。

AM10時出勤〜お昼休憩まで

TODOリストを開いて、一日の流れを把握する

朝、出勤してパソコンの起動音を聞きながら、コーヒーを飲みつつ、
Wunderlist(TODOリスト)を立ち上げます。

やること
●本日期限、今週期限、すべての時系列で振り分けられた部分をざっと確認
→今日やることを確認するのがTODOリストの役割ではなく、事前に全体感・長期的なタスクを確認する。

●プロジェクト毎にフォルダ分けされた部分をざっと確認
→プロジェクト内での期限設定をしていないタスクがないか・いつか考える案件はないかなどの備忘録を探す
※デジメモであるEvernoteなどで議事録検索をかけるのもオススメ(抜け漏れのオンパレードで泣きそうになる)

確かめること
●期限内ですべて完了できるか予測する(緊急性の高い仕事が別で現れても遂行できるのか)
→ここで期限内で達成が難しいリストがあった場合、上司・チームメンバーに相談を持ちかける

●自分の持っているタスクの量・時間配分を確認
→本日の空き時間を予測し、できるだけ緊急対応用の2時間を確保しておく

●委託しているリストの進捗確認
→デザイナー・システム・別メンバーなど委託している業務の進捗具合をチェック
(委託でリストを完了してはいけない→委託したら、その〆切日をアラート通知設定にして、相手へ状況確認する)
※チェックはbacklogやメンバー内のメーリングリスト、googleドライブなどの進捗管理が分かるもの

必要であれば
●メモに起こして、メンバーへ伝える
→委託している業務が遅延している・期限内完了が厳しい案件などをメンバー内で共有する

朝のうちに緊急性・重要性の高いものを片付ける

優先度の高いものや重要なものを集中力の高い午前中に片付けていきます。
通常の会議やクライアントとの打ち合わせは午後1時以降から始められるとベストです。

PM13時:会議中〜

頼まれてなくても議事録を作る

これは、Evernoteでも方眼ノートでもよいですが、
なんとなく、この会議の目的・趣旨・ゴールをまとめておきます。

そして、決定事項・保留事項・実際のTODOリストなどをざっくりメモしておきます。

●自分で議事録を作る理由
議事録の上がりを待っていると、忘れた頃・他の仕事の最中に改めて考える時間が必要になります。
自分で議事録をなんとなくメモしておくと、担当者の議事録が確認事項となり、認識のすり合わせ・相互理解も深まります。

とりあえず10個はメモする

議事録はハードルが高いという方であれば、とりあえず会議で内容に上がってきたことを10個くらいメモします。
これが重要だなぁ、忘れそうだからメモしよう、知らない単語だから後で調べよう・・・
なんでもOKです。そのうち、それがアイディア出しなどでも役に立ってきます。

PM15時:業務依頼中〜

期限・優先度・完成イメージの確認を忘れない

ディレクターという職業は頼まれることよりも、人にお願いすることが多いものです。
できる限り「わかりやすく・正確に依頼する」が重要です。
いつまでに・どんな形で・完成イメージを共有することです。

ただし、業務を遂行するためには、無茶ぶりも発生してきます。
完成イメージはないけど、本日中に完成しないといけない場合もあります。

そこをコミュニケーション力で賄うのか、業務上フォローしていくのか
ディレクターのそれぞれの味が出てくる場面でもあります。

PM17時:資料作成中〜

アイディアをノート・メモから掘り起こす

企画書や提案資料の場合、過去のアイディアがメモしたはずなのに出てこない・・という経験はないでしょうか?
その解消法としてEvernoteを使うのがオススメです。

Evernoteでのメモは年月日の日付は必須として、
【重要度・アイディア】などのタグ付けで検索をかけて、アイディアを掘り起こすことができます。

また方眼ノートなどのメモノートは極力1つにまとめておくのも重要です。
手帖の端に書いたはず・・あれは付箋でデスクに貼ったような・・・では中々前に進めません。

付箋もよいのですが、付箋を使うならノートに貼っておきましょう。

方眼ノートで提案資料の骨子を作成

企画書・提案資料をいきなり、PowerPointで作り始めるのは危険です。
本来言いたかったこと・目的・方向性など、作りながら変わってしまうことがあるからです。

おすすすめ
①大枠のタイトルをテキストでまとめる

②方眼ノートで、1ページずつの完成イメージをざっくり書く

余談
※うちの旦那の場合は、方眼ノートの取り方を学んでこんなにもノートが変わりました。

時間はかかりましたが情報としてはとてもスッキリ分かりやすいノートへ

PM20時:帰宅まえに

TODOリストの確認と進捗管理表の整理

明日以降の仕事の優先度など、クライアント・プロジェクト毎に日々、変化していきます。
昨日までは優先度の低い項目でも、クライアントの企画会議で必要となれば、優先度が一気に緊急まで上がることもあります。

出社してから焦るのではなく、全体像を把握して上で、パソコンを終了させておしまいです。

ディレクション連載【第五回】とあるディレクターの一日まとめ

長文にお付き合いいただき、ありがとうございました。
もちろん、これが正解というワケではありません。

とあるディレクターの一日を通して、何か一つでも実際の業務で使ってみたいなと思うネタがあれば幸いです。

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NAOKO
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ABOUTこの記事をかいた人

naoko

・合同会社BLEND 代表
・Webコンサルタント
・日本FP協会 AFP(Affiliated Financial Planner)
・投資家(株式、不動産)
福岡在住の31歳。
リクルートでの営業、やずやでの通販業務、(株)ペンシルでのコンサルティングを経験後、出産を機に退職。
子育てをしながら起業。
合同会社を設立し、IT関連の仕事をしつつ、株や不動産に投資し、資産運用に取り組み中。
現在の不労所得は月10万円