よく子供は親を選べないと言いますが、会社でいえば、部下は上司を選べません。
自分の上司が曖昧な指示ばかりで自分の考えた内容で納得してもらえなかったり、
思った以上の工数を取られて、他の案件と両立がうまくできずに悩んでいる方は結構多いのではないでしょうか？
各故私も、曖昧な指示出しをする困った上司に出会ったことがあります。
「ついてないなー」と思った事もしばしば。でも、それは上司だけの責任ではありません。
困った上司さえも動かせるようなあなたになれば問題は解消されるのです。
相手を変えるのは難しいですが、自分の行動を変えることはできます。
そんな困った上司の「曖昧な指示出しに対応する3つの方法」についてまとめていきます。
方法1：ゴールの明確化
曖昧な指示だしで多いのが「とりあえず企画書10本だして」などの「とりあえず」という言葉を乱発する上司。
この「とりあえず」は結構くせ者です。
「とりあえず」の裏には「その先にある仕事」がなんとなく透けて見えてきますよね。
これは今提示されている「企画書10本」から、最終的なゴールまでに
いったいどれほどの工数があるのか？必要なスケジュール管理がしづらく、大変困る指示です。
この「とりあえず」を回避させる方法として、「ゴールの明確化」が必要です。
ゴールの明確化とは「なんのために企画書10本が必要なのか？」ということです。
「売上目標500万円を達成するため」や「新規顧客を2倍にするため」など
抱えている課題の中でも、今回の目的があるはずです。
企画書が必要な理由をしっかりと上司から聞き出す必要があります。
質問の仕方にも要注意！上司からうまくゴールを聞き出すには？
ただし、質問の仕方によっては上司を怒らせてしまう場合があります。
その典型的なパターンは「なぜ企画書10本が必要なんですか？」と聞いてしまうことです。
これは絶対NGです。え？さっきそう書いてたじゃん？と思われるかもしれませんが、それはあくまで目的の話です。
もし、あなたが上司の立場でそんな質問をされたらどう思うでしょうか？
「現状を何も把握してないのか？」と思いませんか？
数字をちゃんと読めていれば、そんな質問が出てくるはずがないと思うのです。
では、どう尋ねるべきか？私が出した結論はこんな感じです。
「今回の企画書10本の意図は現在抱えている売上目標500万円達成のためのものでしょうか？
それとも新規顧客2倍のための企画でしょうか？注力すべきものがあれば教えていただけると嬉しいです。」
加えて、追加するなら
「10本考える際には売上アップ施策3本、新規顧客施策3本、また別件で課題になっているリピーター減少への対策3本、
そして新しいアイデア1本程度で配分して考えるボリューム感でしょうか？」
これが答えとは限りませんが、曖昧な上司の場合、
「自分が曖昧な指示出しをしている自覚がない」というのが定番です。
自覚がないので、依頼内容の進め方に困っている部下に対する感想として
「こいつはなんで仕事が遅いんだ？」と勝手に解釈します。
こういう場合は、足りない情報を埋めていくしかありません。
目的地が決まらないとカーナビも使えない
カーナビも目的地を入れない限り、どこへも案内してくれません。
仕事も全く同じです。目的地なしで走れば迷子にもなります。
クライアントの問題点は一つじゃないですよね。
どんな問題を抱えているのか？そこは最低限、自分自身で把握しておきましょう。
その上で、「上司はどの問題をクリアしたいのか？」を詰めていきましょう。
これで、「窓外れな企画を出す」ということは回避できます。
まずは「どこに向かって走ればいいのか？」を明確にしましょう。
方法2：ルート確認をする
次に過程の確認をしましょう。
カーナビでいえば、ゴールを明確化することで、目的地は決まりました。
次はどのルートで行くか？を決めていかなくてはいけません。
ルート確認に必要なのは「いつまでに、どんな形で、誰が」行うかということです。
いつまでに？上司の提示した期限通りじゃ納期はほぼ遅れる
まずは「いつまでに？」という期限の確認です。
ただし、「いつまでに必要な資料なのか？」という
最終的な期限の確認のみでは納期はほぼ遅れます。
本当に確認すべきは「いつまでに、誰の確認を何度通るのか？」という
過程に対する期限の確認です。
例えば、「企画書10本」は7日後のMTGで使う物だとしましょう。
企画書の目的は売上目標500万円達成のための具体的な提案だとします。
<確認すべきこと>
★この資料をチェックするのはあなたの上司のみか、他の人がチェックすべきこともあるのか？
→例えば、企画書10本考えたとしましょう。あなたの上司に持っていくだけで本当に完了なのでしょうか？
直属の課長以外にも、部長の確認も必要なのか？
企画自体がシステム改修可能かを確認するためにシステム関連の部署へ確認は必要ないのか？
など、企画書を考える上で「誰がどう関わってくる資料なのか？」という全体把握が必要です。
質問する際の注意点：想像力をフルに使ってシミュレーションする
多くの曖昧な指示をする上司は、過程に対する見積もりが甘いのです。
そして、出来ない部下だと周りに伝えられては、たまったもんじゃないですよね。
こういう曖昧な指示をする困った上司には「想像力で挑む」ことが大切です。
相手が分かってないなら、シミュレーションするしかありません。
最終期限の確認が終わったら、私の場合は以下のように質問しておきます。
「売上500万円達成のための企画書10本は一週間後のMTGで使うものということは、
明日までに、一旦タイトルのみ一度確認頂いて、方向性に問題がなければシステム面、デザイン面での可能な範囲を確認します。
その後具体的な提案に落としこんで、課長が出張に行かれる3日後の午前までに提案書を送付できるように調整しますが、問題ないでしょうか？」
もちろん答えはこれだけではないですが、
「上司が確認するタイミングをあらかじめ伝えておく」は非常に重要です。
特に出張などでその場で確認できないタイミングがある場合、事前に伝えておき、前日にも確認の連絡をいれておくと、
合間の時間でチェックしなきゃいけないという上司のタスクが頭の中に追加されます。
「あいつに頼んだ企画書はA社訪問前にカフェで確認するか」と思ってくれれば、確認作業もスムーズです。
こういう困った上司に限って「そんな連絡きた？もう3日前のことなんて覚えてないよ」と言ってきたりするので、
再三の確認は嫌われてもいいのでやっておく方が無難です。
どんな形で？作り込みすぎを防ぐために
よくあることですが、「そんなに作り込みすぎなくてよかったのに」という困った上司からの一言です。
これは、完成に対するイメージのすり合わせが出来ていないと起こりやすいことです。
カーナビでいうと「そんな裏道通ったの？高速使ってよかったのに」というルートミスです。
会社員は就業時間が限られているので大きなロスに繋がってしまいます。できるだけ避けたいですよね。
<確認すべきこと>
★そのMTGには誰が参加するのか？
→社内のチームメンバーのみなら、詳しい資料はいりませんが、
クライアントや役員への説明なら図解等が必要かもしれません。
企画書1本はA41枚でいいのか？それとも説明資料などもつけた10枚程度のパワポ資料なのか？
これで工数は大幅に変わります。
上司に質問する際には
「今回のMTGはチームメンバーのみなので、タイトルと数値分析や根拠を含めた1企画1枚程度の企画書で問題ないでしょうか？
その後の役員を含めたクライアント確認を加味して、詳細資料もつけておいた方がよいでしょうか？」
というような具合で「どこまで詰める必要があって、誰に対する資料なのか？」を明確にしておきましょう。
誰が？本当にあなたが絶対行うべき作業なのか？
スケジュールを逆算するために、工数の確認は必須です。
そして、他の仕事との兼ね合いを探り、自分が対応できるスケジュールを出していきます。
このような逆算をしていくと、自分が企画書10本の元から考えられる時間があるのか？
アイデア出しのみで詳細資料は空きのあるスタッフと一緒に作成するべきか？などの
「課題に対して、取り組むための人数と時間」が把握できるようになります。
<確認すべきこと>
★企画書10本はなぜあなたに任されたのか？
→アイデア力を買われたなら、アイデア出しを行って時間的に納期までに間に合わないなら協力してもらう
手が空いているから頼まれているのなら、どこまでなら対応可能なのか工数を見積もる
上司に質問するのは少々難しいものですが、
「先ほど依頼された●●の件ですが、△の調査の工数が●日ほどかかる見込みです、簡易的なものであれば●日中に提出できます
もし、アイデアのみでよければ、今日中にでも一度ご確認いただけますが、ご都合いかがでしょうか？」
工数の見積もりを出すことで、「手が空いている」から頼んでいるなら「思ったより仕事が詰まっている」ことが分かりますし、
「アイデアだけでも欲しい」から頼んでいるなら「アイデアだけでもすぐに欲しい」と伝えてくるかもしれません。
依頼には必ず自分を成長させるチャンスがある
上司とのコミュニケーション具合にもよりますが、
あなたじゃなければいけない理由があるのか？ないのか？は
依頼された時点で一度考えてみるクセをつけた方がいいと思います。
ただし、「自分がやらなくてもいいんじゃないか？」と思ったからと言って、依頼を引き受けないのはNGです。
どんな意図を持って頼んでいるかはやってみないと分からないので、
「誰かの協力をもらう」は本当に仕事が詰まってどうにもならない時の最終手段くらいにとらえておきましょう。
方法3：β版はとりあえずその場で作ってみる
一旦受けた仕事はとりあえずその場で少し取りかかってみます。
少しだけ手を付けると「あ、これ案外時間かかるな」とか「思ったより簡単に終わりそうだな」という工数の見積もりができます。
このような見積もりを立てることで「先ほど依頼された●●の件ですが、思ったより早く終わりそうなので●日中に提出します」や
「先ほど依頼された●●の件ですが、△の調査の工数が●日ほどかかる見込みです、簡易的なものであれば●日中に提出できます」など、
具体的に仕事の工数を上司にあらかじめ伝えておくことができます。
上司が嫌う言葉「まだ手を付けていません」
曖昧な指示だししかしない上司が一番嫌うのが
「まだ手を付けてません」という言葉です。
「自分の指示だしした仕事の優先度が低く思われているのでは？」と思われてしまいます。
いちいち依頼があるたびに手を付けてたんじゃ、いつまで経っても仕事が終わらないと思うかも知れませんが、
やってみると分かります。この方が断然仕事が早くなります。
そして、自分のスケジュールが読めるので「その仕事は現状のタスク状況では納期までに完了できない」と断ることも可能になります。
自分が受け持っているタスクの工数が読めている人は、
上司がむりやり突っ込んでくるタスクについて、しっかりと事実を伝えることができます。
「●●の資料作成に3H、企画書で1H、MTGが3H入っているため、明日ならば2H分対応できますが、今日中の対応は難しいです。」と
自分の感情ではなく、事実を伝えることで冷静に対処することができます。
緊急対応で残業に！そのループから抜け出す方法
それでも、急ぎの仕事は舞い込んでくる物です。
できる限り一日1時間は「急な依頼に対応できる時間」を確保しておきましょう。
いくら工数の見積もりがうまい人でも、思っていたよりも時間がかかるタスクはあるものです。
一日8Hしか就業できない場合は、8H分びっちり仕事を入れていては先送り案件の山になります。
朝出社した段階で、今日のタスクを確認し、工数の見積もりを確認するクセをつけましょう。
なれれば5分もかかりません。
できれば1〜2Hほど余裕を持っておくと、
「急な依頼に対応できる」「ワンランク上の資料が提出できる」などの
他のスタッフよりももう一歩踏み込んだ仕事の質を手に入れることができます。
【困った上司】 曖昧な指示出しに対応する3つの方法まとめ
曖昧な指示だしは「カーナビ付きの車の鍵を渡すから、あとは好きに走ってきて」という一見、楽しいドライブのようですが、
向かう先も見えない地獄のミステリーツアーのようなものです。
そんな恐ろしいミステリーツアーの切符を渡された場合は、一旦深呼吸して、
「目的地を設定し、ルートを選択し、自分が最後まで運転できるか考える」ことが大切です。
仕事で迷子になることは最終的に「あなた自身の成長が止まる」ことを意味します。
今の会社で今のポジションのまま、同じような困った上司と仕事して、
愚痴を言っては、変わらぬ毎日を過ごすこともできます。
しかし、あなたが成長することで、「困った上司を追い抜くか」
「別の良い職場環境へ転職できるほどのスキルを身につける」という選択の方が楽しい毎日が待っています。
是非とも、困った上司に振り回されることなく、
普通の上司にあたったときに「よく機転の利くいい社員だ」と思われるあなたになって頂ければ幸いです。
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