ディレクション仕事術【第二回】:プロジェクトはタスクの質で決まる

今まで出会った方の中で「この人は仕事ができる」と感じた人には共通点があります。
備忘録として始めたディレクション仕事術、第二回目のテーマは「プロジェクトはタスクの質で決まる」です。

プロジェクトは実行前が一番重要

最初にお伝えすべきことは、「プロジェクトの成功はスタートする段階の準備によって決まる」ということです。

実際のプロジェクトが始まる前に、
今回の目的・やるべきこと、その解決方法、スケジュール調整、
すべてテーブルの上に乗った段階でプロジェクトが円滑にゴールまで進めるか。

そのゴールの満足度は誰しもが高いものなのか(クライアント×メンバー×各部署間)は準備で決まるのです。

たとえば
5月にリリースを行いたいサイトがあった場合
・必要なページ要素はいつまでに揃えなければならないのか?
 この1つの課題だけでもタスクは分解できます。

【タスク分解】
→ワイヤー(設計書)はいつまでに作成するのか?
→クライアントのワイヤー(設計書)最終確認〆切日はいつなのか?
→デザイナーのスケジュールは確保できるのか?
→いつまでにシステム組み込み用のコーディングデータが必要なのか?
→組み込んだ際に起きえるエラーはどんなものがあるか?
→そのエラーを正常化するのにかかる工数・見積もりは?

・・・・・などなど
いや、始まらないとわかんないよ、そんなもの。
と思われるかも知れません。

しかし、シミュレーションしている人と何も考えずに突き進む人では、
明らかにスケジュールの組み方も違いますし、
シミュレーション出来ている場合はどこでトラブルが起きえるかを事前に把握しています

これが出来ていないと前半でまだまだ余裕だとクライアントの無茶な要望を聞き入れてみたり、
細かい確認事項に時間を食いつぶして、
最終局面でちゃぶ台返しされて納品できないなどということが起きます。(私は何度この現場をみたことか)

ここまではプロジェクトリーダーの力量もあるかもしれませんが、

その後の鍵を握るのは、プロジェクトリーダーではなく、
プロジェクトに関わるすべての人のタスク管理で決まると言っても過言ではありません。

個々のタスク管理が滞った瞬間にプロジェクトは破綻する

プロジェクトメンバーが10人いたとして、たった1人の「できる人」の登場によって救われることはほぼありません。
全員が着実にタスクを消化した先にしか達成という未来はないのです。

つまり、優れたリーダーがいたところで仕事は回りません。
個々がいち早く80%の完成度をメンバーに共有し、全員の推進力で120%まで上げていくことが重要なのです。

それはなぜか?というと
1週間かけて個人のみで考え抜いて作成した95%の制作物が、
個人で2日かけて作った80%の制作物をメンバー共有し、
残りの3日で120%まで持ち上げた制作物に勝てる日はほぼこないからです。

プロジェクトは個人プレーは不可能です。
「私一人くらい・・・」と誰かが気を抜いたとしましょう。まぁたった一日ですから挽回しましょう。
しかし、それをメンバー10人全員が作ると、2週間を無駄に消費することになります。

このように個々がタスク管理を蔑ろにした瞬間、プロジェクトは破綻への道を突き進むことになります。

では実際にどうやってスピード感を持って、80%の完成度まで持っていけばよいのでしょうか?

GTDを使いこなす

GTDとはデビッド・アレンの書籍「仕事を成し遂げる技術 ―ストレスなく生産性を発揮する方法」にて提唱したもので、
「Getting Things Done」=「仕事を成し遂げる」ための個人用のワークフロー管理方法のことです。

GTDは私のような面倒なことが嫌い・忘れっぽい人に向いてます。
一度書いたら忘れて一つの物事に集中できる」ことがGTDの大きなメリットです。
GTDのワークフローは「収集」「処理」「整理」「見直し」「実行」の5つあります。

「収集」の段階=一度すべてのやるべきこと、やりたいことをなんでもいいから書き出します。
「処理」の段階=「やるorやらない」を実際に見極めていきます。(2分でできることはその場で実行)
「整理」の段階=「いつやるのか?」「誰がやるのか?」実際にカレンダーに書き込んだり、頼む場合は委託先を決めます。
「見直し」の段階=1回作ったら終わりではなく、週1回など見直します
「実行」の段階=ここまででタスクは細分化されているのであとは何も考えずにただ実行していきます。

これらを繰り返し、タスクを消化していきます。

これは仕事のみではなく、プライベートな目標達成でも使えます。
「いつかは世界旅行に行きたい」「●●までに引っ越したい」「●●が欲しい」など、
目標に向けて何をいつまでにすればよいのか明確化していきます。

年の目標(法人・プライベート)、月の目標・課題、週の目標達成度合いなど
家計簿・投資・新サービス考案・・それぞれの目的によって管理し、我が家は家族会議で見直しをしています。

GTD×アイゼンハワーマトリクスで重要タスクを推し進める

GTDを使いこなせるようになったら、
同時にアメリカ第34代大統領、アイゼンハワーの別名「時間管理の達人」の知恵も借りましょう。

「大事なことは緊急であることはほとんどなく、緊急なことが大事であることもほとんどない。」
アイゼンハワーマトリクスの前提となる彼の名言です。

アイゼンハワーマトリクスでの物事は4つの概念しかありません。

A事項:重要+緊急→いますぐやらなければならなこと
B事項:重要+緊急でない→いずれ行う必要のある重要なこと
C事項:重要でない+緊急→すぐさま取りかかるか・他人へ委託すること
D事項:緊急でない→どうでもいいこと

仕事の上では大体AもしくはCの仕事はほとんどです。なかにはD事項があるかもしれません。
しかし、最も重要なのはB事項へどれだけ早く着手できるかです。
そして、重要と緊急の違いをしっかりと見極めることです。

急ぎの仕事は重要だととかく勘違いしやすいですが、
その仕事は本当に成果に繋がる重要事項でしょうか?

来期目標達成に向けた新規プロジェクト案の洗い出し・・・
毎日のタスクを追いかけてもう1週間手を付けずにそのまま放置してるなぁ・・・

そんなあなたにはGTD×アイゼンハワーマトリクスで重要タスクを推し進める能力が
もしかしたら救いになるかもしれません。

プロジェクトはタスクの質で決まるまとめ

さて、いかがでしょうか?
「プロジェクトの成功はスタートする段階の準備によって決まる」ということと、
「プロジェクトに関わるすべての人のタスク管理で決まる」という2点です。
そのための手段として私が仕事ができる人から教わった、「GTD、アイゼンハワーマトリクス」をご紹介しました。

他にも自分に合う手段を見つけて、タスクの質、仕事の質をアップできればよいなと個人的にも思っています。

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NAOKO
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ABOUTこの記事をかいた人

naoko

・合同会社BLEND 代表
・Webコンサルタント
・日本FP協会 AFP(Affiliated Financial Planner)
・投資家(株式、不動産)
福岡在住の31歳。
リクルートでの営業、やずやでの通販業務、(株)ペンシルでのコンサルティングを経験後、出産を機に退職。
子育てをしながら起業。
合同会社を設立し、IT関連の仕事をしつつ、株や不動産に投資し、資産運用に取り組み中。
現在の不労所得は月10万円